Dokumentierte Information – Definition, Anforderungen und Umsetzung

Dokumentierte Information ist ein Begriff aus internationalen Managementsystem-Normen wie ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 oder ISO 50001. Er umfasst alle Dokumente und Aufzeichnungen, die zur Planung, Durchführung und Nachweisführung eines Managementsystems erforderlich sind.

Was ist dokumentierte Information?

Der Begriff dokumentierte Information wurde in den aktuellen ISO-Revisionen eingeführt und ersetzt die früher verwendeten Begriffe Dokumente und Aufzeichnungen. Er beschreibt sowohl Informationen, die erhalten werden müssen, als auch solche, die aufbewahrt werden müssen, um Konformität und Wirksamkeit nachzuweisen.

Arten dokumentierter Information

• Lenkungsdokumente – z. B. Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Handbücher
• Nachweisdokumente – z. B. Prüfprotokolle, Auditberichte, Messwerte
• Externe Dokumente – z. B. Gesetze, Normen, Kundenanforderungen

Normative Anforderungen

Die ISO-Normen fordern, dass dokumentierte Information in Bezug auf Lenkung, Verfügbarkeit, Schutz, Aufbewahrungsfristen und Vertraulichkeit kontrolliert wird.

Elemente einer wirksamen Lenkung dokumentierter Information

• Erstellung – Festlegung von Format, Inhalt, Verantwortlichkeiten
• Prüfung und Freigabe – Qualitätssicherung vor Veröffentlichung
• Verteilung – Zugänglichmachung für berechtigte Personen
• Versionierung – Kennzeichnung und Historie von Änderungen
• Archivierung – Revisionssichere Aufbewahrung