Dokumentenlenkung – Definition, Ziele und Umsetzung

Dokumentenlenkung bezeichnet den strukturierten Prozess zur Erstellung, Prüfung, Freigabe, Verteilung, Änderung und Archivierung von Dokumenten innerhalb einer Organisation. Ziel ist es, die Aktualität, Vollständigkeit und Verfügbarkeit relevanter Informationen sicherzustellen und die Compliance mit Normen und gesetzlichen Anforderungen zu gewährleisten.

Was ist Dokumentenlenkung?

Die Dokumentenlenkung ist ein zentraler Bestandteil von Qualitätsmanagementsystemen nach ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 oder ISO 50001. Sie umfasst alle Maßnahmen, die sicherstellen, dass Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus kontrolliert und nach definierten Verfahren gehandhabt werden.

Ziele der Dokumentenlenkung

• Sicherstellung der Aktualität und Korrektheit von Dokumenten
• Vermeidung von Doppelungen und veralteten Versionen
• Einhaltung von Normvorgaben und gesetzlichen Anforderungen
• Revisionssichere Dokumentation und Nachvollziehbarkeit

Normative Anforderungen

Die ISO-Normen fordern, dass Organisationen ein Verfahren zur Dokumentenlenkung implementieren, um sicherzustellen, dass nur freigegebene und aktuelle Dokumente an den relevanten Einsatzorten verfügbar sind.

Elemente einer wirksamen Dokumentenlenkung

• Dokumentenerstellung – Festlegung von Format, Inhalt und Verantwortlichkeiten
• Dokumentenprüfung – Fachliche und formale Kontrolle
• Dokumentenfreigabe – Genehmigung durch autorisierte Personen
• Verteilung – Sicherstellung des Zugriffs für berechtigte Personen
• Änderungskontrolle – Versionierung und Änderungsprotokoll
• Archivierung – Ordnungsgemäße Aufbewahrung und Fristenkontrolle