Dokumentenfreigabe bezeichnet den strukturierten Prozess, bei dem Dokumente vor ihrer offiziellen Verwendung überprüft, genehmigt und freigegeben werden. Ziel ist es, die Qualität, Richtigkeit und Normkonformität sicherzustellen und die Verantwortlichkeiten klar zu regeln.
Unter Dokumentenfreigabe versteht man einen definierten Freigabeprozess, der sicherstellt, dass ein Dokument fachlich geprüft, inhaltlich freigegeben und offiziell veröffentlicht werden darf. Dies gilt für interne sowie externe Dokumente wie Arbeitsanweisungen, Berichte, Formulare oder technische Spezifikationen.
In Qualitätsmanagementsystemen nach ISO 9001 sowie in ISO 14001, ISO 45001 oder ISO 50001 ist die Dokumentenlenkung einschließlich der Dokumentenfreigabe ein zentraler Bestandteil. Der Prozess muss dokumentiert und nachvollziehbar sein.
Definieren Sie, wer Dokumente erstellt, prüft und freigibt, um den Genehmigungsprozess zu beschleunigen.
Setzen Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ein, um Workflows zu automatisieren und Freigaben revisionssicher zu dokumentieren.
Sorgen Sie dafür, dass nur die aktuellste Dokumentenversion im Umlauf ist und ältere Versionen eindeutig gekennzeichnet sind.
Archivieren Sie Freigabenachweise und halten Sie die Freigabeprotokolle für Audits bereit.
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