Internes Audit nach ISO 50001

Internes Audit im Energiemanagement nach ISO 50001.

Ein Energiemanagementsystem (EnMS) fordert ein regelmäßiges Internes Audit nach ISO 50001, um die Normkonformität zu überprüfen und die Systemleistung zu verbessern. Interne Audits sind systematisch, unabhängig und dokumentiert durchzuführen.

Sie dienen als „Generalprobe“ für die externe Zertifizierung und decken Schwachstellen sowie Verbesserungspotenziale auf. Durch interne Audits wird geprüft, ob Vorgaben (Energiepolitik, -ziele, Kennzahlen) eingehalten werden und die energiebezogene Leistung fortlaufend gesteigert wird. Experten betonen, dass interne Audits ein nützliches Werkzeug sind, um die Wirksamkeit des EnMS zu überwachen – dabei wird geprüft, ob festgelegte Maßnahmen wirksam sind und von den Mitarbeitern umgesetzt werden.

Insgesamt identifiziert ein internes Audit nach ISO 50001 Abweichungen von der Norm und ermöglichen es, diese durch Korrekturmaßnahmen zu beheben, bevor die externe Zertifizierung erfolgt

1. Planung und Vorbereitung

Ein erfolgreiches internes Audit beginnt mit sorgfältiger Planung. Zunächst werden die Auditziele festgelegt: Typischerweise überprüft man die Einhaltung der ISO‑50001-Anforderungen, bewertet die Erreichung der Energieziele und sucht nach Energieeffizienzpotenzialen. Darauf aufbauend erstellt man ein Auditprogramm/Auditplan, das alle wesentlichen Rahmenbedingungen festhält. Das Auditprogramm definiert insbesondere den Auditzyklus, den Prüfungsumfang, den Zeitplan und die angewandten Methoden.

Es legt fest, welche Bereiche, Prozesse oder Standorte auditiert werden, und berücksichtigt dabei Erfahrungswerte früherer Audits sowie die energieintensivsten Anlagen.

Für größere Unternehmen kann es sinnvoll sein, gezielt bestimmte Werke oder Abteilungen auszuwählen und diese nach einem festgelegten Rotationsprinzip zu prüfen.

Bei der Planung werden außerdem alle benötigten Unterlagen zusammengestellt und dem Auditor zur Verfügung gestellt. Wichtige Dokumente sind z.B. das Energiemanagement-Handbuch, bisherige Auditberichte, Managementbewertungsprotokolle, Energieanalyse und Kennzahlen (EnPI) sowie Belege zu Energieverbräuchen. Die Verantwortlichen legen auch fest, wer als interner Auditor fungiert. ISO 50001 verlangt, dass Auditoren objektiv und unparteiisch sind.

Zudem sollte der Auditor über entsprechende Fachkompetenz, Erfahrung und persönliche Integrität verfügen (z.B. gemäß DIN EN 16247 Anforderungen an Vertraulichkeit, Sachlichkeit und Sorgfalt). In vielen Fällen werden speziell qualifizierte Mitarbeiter zu Auditoren ausgebildet oder externe, unabhängige Auditoren hinzugezogen. Abschließend werden die Planung und der Umfang des Audits mit allen beteiligten Abteilungen abgestimmt.

2. Durchführung des Audits

Das Audit selbst gliedert sich in mehrere Schritte:

• Eröffnungsbesprechung (Auditgespräch): Zu Beginn führt der Auditor ein gemeinsames Treffen mit der Geschäftsführung oder Bereichsleitung durch. In diesem Gespräch stellt er Zielsetzung, Ablauf, Prüfungsumfang und Kriterien vor. Üblicherweise werden Umfang und Zeitplan des Audits festgelegt und die wichtigsten benötigten Nachweise genannt. Die Leitung versichert dabei, dass alle erforderlichen Informationen und Ansprechpartner bereitstehen.
• Vor-Ort-Prüfung (Begehung und Datenerfassung): Nach der Eröffnung startet die eigentliche Prüfung. Der Auditor sammelt relevante Daten, etwa aktuelle Energieverbrauchszahlen und Umweltkennwerte. Anschließend folgt eine Begehung der energierelevanten Anlagen, um festzustellen, ob die in der Planung festgelegten Maßnahmen vor Ort umgesetzt sind. Während der Begehung wird geprüft, ob Prozesse wie beschrieben ablaufen, und es werden Interviewfragen an Mitarbeiter gestellt, z.B. zu Aufträgen oder Bedienvorschriften.
• Dokumentenprüfung: Parallel oder nach der Begehung überprüft der Auditor alle relevanten Nachweise. Dazu gehören zum Beispiel Protokolle der letzten Managementbewertung, Energieverbrauchsstatistiken, Energieziel- und Aktionspläne sowie Aufzeichnungen zur Energieeffizienz (EnPI). Anhand dieser Dokumente wird ermittelt, ob die in der Norm und in der eigenen Energiepolitik festgelegten Anforderungen eingehalten sind. Der Auditor bewertet unter anderem, ob die energetische Ausgangsbasis korrekt ermittelt wurde und ob angestrebte Effizienzmaßnahmen wirksam sind.Interviews: Wichtiger Bestandteil sind Gespräche mit Mitarbeitern auf verschiedenen Ebenen. Der Auditor stellt Fragen zum Verständnis des EnMS, prüft, ob Zuständigkeiten und Abläufe bekannt sind, und ermittelt, wie die Mitarbeiter die Energieziele wahrnehmen. Solche Interviews helfen, „stille“ Abweichungen aufzudecken und das Engagement der Belegschaft zu bewerten.

In allen Prüfungsphasen sammelt der Auditor fortlaufend Nachweise und Erkenntnisse. Festgestellte Abweichungen von der ISO 50001-Norm werden als Nichtkonformitäten notiert. Der Auditor dokumentiert zudem Verbesserungspotenziale und Best Practices.

3. Bewertung und Auditbericht

Am Ende des Audits erfolgt eine Bewertung der Feststellungen und die Erstellung des Auditberichts. In der Abschlussbesprechung präsentiert der Auditor seine Ergebnisse und stellt alle Abweichungen und positiven Aspekte vor. Er erläutert jedem Befund, wie schwerwiegend die Normverstoß ist und was die Ursachen sein könnten. Verbesserungsvorschläge werden diskutiert, sodass die Verantwortlichen Verständnis für den Handlungsbedarf gewinnen. Der abschließende Auditbericht fasst die Ergebnisse formal zusammen.

Er enthält in der Regel einen Überblick über Ziel und Umfang des Audits, eine Liste aller überprüften Bereiche, festgestellte Nichtkonformitäten und Beobachtungen sowie konkrete Empfehlungen für Verbesserungsmaßnahmen. Damit dient der Bericht als verbindliches Dokument: Bei der folgenden externen Überwachung oder Zertifizierung muss dieser Bericht vorgelegt werden. Wichtig ist, dass der Bericht klar formuliert ist und alle festgestellten Abweichungen von der ISO 50001 nachvollziehbar auflistet.

4. Maßnahmenverfolgung und Nachaudit zur Wirksamkeitsprüfung

Nach dem Audit beginnt die Umsetzungsphase. Für jede festgestellte Abweichung und jeden Verbesserungsvorschlag wird ein Korrektur- oder Verbesserungsplan erstellt. Darin werden die einzelnen Maßnahmen, zuständige Personen, benötigte Ressourcen und Zieltermine festgelegt.

Wichtig ist, dass die Umsetzung nicht allein auf dem Papier erfolgt: Gemäß den EnMS-Anforderungen muss die planmäßige Durchführung dieser Maßnahmen fortlaufend überwacht und verifiziert werden.

Unternehmen sollten identifizierte Mängel möglichst rasch beheben. Experten empfehlen, alle vom internen Audit ermittelten Abweichungen bis zum nachfolgenden externen Audit zu korrigieren. Zugleich muss die Wirksamkeit der Maßnahmen nachgewiesen werden. Dies geschieht am besten in einem Nachaudit oder während des nächsten internen Auditzyklus: Dort kontrolliert man, ob die Korrekturmaßnahmen die Probleme tatsächlich beseitigt haben und ob die Energieziele jetzt erfüllt werden.

Auf diese Weise schließt sich ein kontinuierlicher PDCA-Kreis (Plan-Do-Check-Act): Das interne Audit (Plan/Do) führt zu Korrekturen und Verbesserungsschritten, deren Wirkung (Check/Act) wiederum im Anschluss überprüft wird. D

Durch diesen Zyklus aus Audit, Bericht, Maßnahmen und Wirksamkeitsprüfung wird das Energiemanagementsystem stetig verbessert. Dokumentierte Nachweise – etwa Protokolle zu durchgeführten Korrekturmaßnahmen und deren Erfolg – sind dabei wichtige Bestandteile des Managementsystems. So wird sichergestellt, dass das Energiemanagementsystem nicht nur normkonform betrieben wird, sondern auch tatsächlich zur Steigerung der Energieeffizienz beiträgt.